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Politique de protection des renseignements personnels

1. Introduction

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim (ci-après « l’Organisme ») est un organisme à but non lucratif dont la mission est de soutenir les personnes et les familles vivant une situation de précarité financière, sociale ou psychologique, tout en favorisant l’entraide, l’inclusion et le développement de l’autonomie. Dans le cadre de ses activités, l’Organisme recueille certains renseignements personnels afin d’offrir ses services, de gérer ses programmes, d’assurer le bon fonctionnement de ses activités et de respecter ses obligations légales. Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim reconnaît l’importance de protéger la vie privée des personnes qui utilisent ses services, de ses membres, de ses bénévoles, de ses donateurs, de ses employés, de ses partenaires et des visiteurs de son site Web. La présente politique décrit les pratiques de l’Organisme concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) ainsi qu’à toute autre législation applicable.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique à toute personne qui interagit avec le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim, notamment :

• les personnes bénéficiant de nos services;

• les membres;

• les bénévoles;

• les donateurs;

• les participants à nos activités et formations;

• les employés;

• les candidats à un emploi;

• les fournisseurs;

• les partenaires;

• les visiteurs de notre site Internet.

Elle s’applique également à toute personne qui agit au nom de l’Organisme et qui, dans le cadre de ses fonctions, est appelée à consulter ou traiter des renseignements personnels.

3. Définitions

Aux fins de la présente politique, on entend par :

Renseignement personnel : Tout renseignement concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

À titre d’exemple :

• nom;

• adresse;

• numéro de téléphone;

• adresse courriel;

• date de naissance;

• renseignements financiers;

• renseignements concernant une situation familiale ou sociale;

• toute autre information permettant d’identifier une personne.

Les renseignements anonymisés ou rendus impossibles à relier à une personne ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Consentement : Autorisation donnée librement par une personne pour que l’Organisme recueille, utilise ou communique ses renseignements personnels pour des fins précises. Le consentement peut être donné verbalement, par écrit, électroniquement ou être implicite lorsque les circonstances le permettent.

Incident de confidentialité : Accès, utilisation, communication, perte ou destruction non autorisés de renseignements personnels.

4. Principes directeurs

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim applique les principes suivants dans la gestion des renseignements personnels :

• recueillir uniquement les renseignements nécessaires à ses activités;

• limiter leur utilisation aux fins prévues;

• obtenir le consentement lorsque requis;

• protéger les renseignements par des mesures de sécurité appropriées;

• limiter l’accès aux seules personnes autorisées;

• conserver les renseignements uniquement pour la durée nécessaire;

• détruire ou anonymiser les renseignements de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus requis;

• permettre aux personnes d’exercer leurs droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement conformément à la loi.

5. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, le conseil d’administration désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille notamment à :

• assurer l’application de la présente politique;

• répondre aux demandes d’accès et de rectification;

• recevoir les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;

• assurer le traitement des incidents de confidentialité;

• recommander les mesures nécessaires afin d’améliorer les pratiques de protection des renseignements personnels;

• veiller au respect des exigences légales applicables.

Les coordonnées du responsable sont :

Téléphone : 450-246-4032 poste 106

Courriel : direction@grenierauxtrouvailles.org‍ ‍

Adresse : 2 rue de l’Église sud, Lacolle, Québec

6. Les renseignements personnels que nous recueillons

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission, à la prestation de ses services et au respect de ses obligations légales. Selon votre relation avec l’Organisme, nous pouvons recueillir les renseignements suivants.

6.1 Personnes bénéficiant de nos services

Afin d’offrir nos services de manière adéquate, nous pouvons recueillir notamment :

• nom et prénom;

• adresse;

• numéro de téléphone;

• adresse courriel;

• date de naissance;

• composition du ménage;

• nombre d’enfants à charge;

• renseignements nécessaires à l’évaluation de l’admissibilité à certains programmes ou services;

• renseignements permettant d’assurer un suivi auprès de la personne;

• toute autre information que la personne choisit volontairement de nous communiquer.

Nous limitons toujours la collecte aux renseignements réellement nécessaires.

6.2 Membres

Pour la gestion des adhésions, nous pouvons recueillir :

• nom;

• coordonnées;

• numéro de membre, s’il y a lieu;

• historique des adhésions.

6.3 Donateurs

Lorsque vous effectuez un don, nous pouvons recueillir :

• nom;

• adresse;

• numéro de téléphone;

• adresse courriel;

• montant du don;

• mode de paiement;

• renseignements nécessaires à l’émission d’un reçu fiscal, lorsque applicable.

Les renseignements bancaires ou de carte de crédit ne sont jamais conservés par l’Organisme lorsque les paiements sont traités par un fournisseur de paiement sécurisé.

6.4 Bénévoles

Afin d’assurer la bonne gestion de nos activités, nous pouvons recueillir :

• coordonnées;

• disponibilités;

• intérêts et secteurs d’implication;

• coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence;

• lorsque requis par la nature du poste, une vérification des antécédents judiciaires, obtenue avec le consentement de la personne concernée.

6.5 Employés et candidats à l’emploi

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines, nous pouvons recueillir :

• curriculum vitae;

• coordonnées;

• expériences professionnelles;

• références;

• renseignements nécessaires à la paie;

• renseignements exigés par les autorités gouvernementales;

• autres renseignements nécessaires à l’administration de l’emploi.

6.6 Participants aux activités

Lorsque vous participez à une activité, une formation, un atelier, une conférence, une cuisine collective, un programme du GAT Gym ou toute autre activité organisée par l’Organisme, nous pouvons recueillir :

• nom;

• coordonnées;

• présence;

• informations nécessaires à l’organisation de l’activité;

• restrictions alimentaires ou besoins particuliers lorsque requis.

6.7 Utilisateurs du site Internet

Lorsque vous consultez notre site Web, certains renseignements peuvent être recueillis automatiquement, notamment :

• adresse IP;

• type d’appareil;

• navigateur utilisé;

• système d’exploitation;

• pages consultées;

• durée de la visite;

• provenance de la visite;

• renseignements recueillis par les fichiers témoins (cookies), selon les préférences que vous avez exprimées.

Ces renseignements servent principalement à améliorer le fonctionnement du site et l’expérience des utilisateurs.

7. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont recueillis uniquement pour des fins légitimes liées à la mission de l’Organisme. Ils peuvent notamment être utilisés afin de :

• offrir les services du Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim;

• analyser l’admissibilité à certains programmes;

• assurer le suivi des personnes accompagnées;

• gérer les inscriptions aux activités;

• administrer les adhésions;

• gérer le GAT Gym;

• administrer les programmes communautaires;

• gérer les cuisines collectives, ateliers et conférences;

• communiquer avec les participants;

• recruter et gérer les bénévoles;

• administrer les dons et produire les reçus fiscaux;

• assurer la gestion des employés;

• répondre aux demandes d’information;

• améliorer nos services;

• respecter les exigences légales, fiscales et réglementaires;

• protéger les personnes, les biens et les installations lorsque nécessaire.

Les renseignements personnels ne sont jamais utilisés à d’autres fins sans le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi le permet.

8. Consentement

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim obtient le consentement des personnes avant de recueillir, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels, sauf lorsque la loi prévoit une exception. Le consentement peut être :

• écrit;

• verbal;

• électronique;

• implicite lorsque la personne fournit volontairement les renseignements nécessaires à la prestation d’un service.

Le consentement demeure valide aussi longtemps qu’il est nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été obtenu. Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables. Le retrait du consentement peut toutefois limiter ou empêcher l’accès à certains services lorsque les renseignements sont essentiels à leur prestation.

9. Exactitude des renseignements

Chaque personne est responsable d’informer l’Organisme de tout changement concernant ses renseignements personnels. Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim prend les moyens raisonnables afin que les renseignements qu’il détient soient exacts, complets et à jour avant de les utiliser.

10. Communication des renseignements personnels

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim traite les renseignements personnels de façon confidentielle. Nous ne vendons, ne louons et ne commercialisons jamais les renseignements personnels que nous détenons. Les renseignements personnels ne sont communiqués qu’aux personnes ou organismes qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions ou lorsque la loi l’exige. Nous pouvons communiquer certains renseignements :

• avec le consentement de la personne concernée;

• à nos fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur mandat;

• aux autorités gouvernementales lorsque la loi l’exige;

• afin de protéger les droits, la sécurité ou les biens de l’Organisme ou d’une autre personne;

• dans toute autre situation prévue par la loi.

Lorsque des fournisseurs externes ont accès à des renseignements personnels (hébergement informatique, comptabilité, plateforme de dons, système de paiement, etc.), ceux-ci doivent respecter des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.

11. Limitation de l’accès

L’accès aux renseignements personnels est limité aux employés, bénévoles, administrateurs ou mandataires qui doivent les consulter dans le cadre de leurs fonctions. Toute personne ayant accès à ces renseignements doit :

• respecter leur confidentialité;

• les utiliser uniquement dans l’exercice de ses fonctions;

• prendre toutes les mesures raisonnables pour en assurer la protection;

• signaler immédiatement tout incident de confidentialité.

12. Mesures de sécurité

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques afin de protéger les renseignements personnels contre :

• la perte;

• le vol;

• l’accès non autorisé;

• l’utilisation abusive;

• la divulgation non autorisée;

• la modification;

• la destruction accidentelle.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• des mots de passe robustes;

• un accès limité aux dossiers;

• des sauvegardes sécurisées;

• des logiciels de protection informatique;

• le verrouillage des postes de travail;

• le classement sécuritaire des dossiers papier;

• la formation du personnel et des bénévoles concernant la protection des renseignements personnels.

Bien que nous mettions en œuvre des mesures de sécurité reconnues, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

13. Conservation des renseignements

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales, fiscales, comptables ou administratives applicables. À l’expiration de cette période, les renseignements sont :

• détruits de façon sécuritaire; ou

• anonymisés lorsque leur conservation demeure nécessaire à des fins statistiques ou administratives.

Les dossiers papier contenant des renseignements personnels sont détruits de manière confidentielle. Les supports électroniques sont supprimés ou détruits selon des méthodes sécuritaires.

14. Incidents de confidentialité

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim prend très au sérieux tout incident impliquant des renseignements personnels. Constitue notamment un incident de confidentialité :

• la perte d’un dossier;

• le vol d’un ordinateur ou d’un appareil mobile;

• l’accès non autorisé à un dossier;

• l’envoi d’informations personnelles au mauvais destinataire;

• la consultation de renseignements par une personne non autorisée;

• toute utilisation ou communication non autorisée.

Lorsqu’un incident est porté à notre connaissance, nous prenons rapidement les mesures nécessaires afin :

• de limiter les conséquences;

• d’évaluer le niveau de risque;

• de corriger la situation;

• de prévenir qu’un incident similaire ne se reproduise.

Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec seront avisées dans les meilleurs délais. L’Organisme tient également un registre des incidents de confidentialité, conformément à la Loi 25.

15. Les droits des personnes concernées

Toute personne dont le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim détient des renseignements personnels possède les droits suivants, sous réserve des limites prévues par la loi :

• demander l’accès à ses renseignements personnels;

• demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou périmés;

• retirer son consentement lorsque celui-ci est applicable;

• demander la cessation d’une utilisation non conforme à la loi;

• déposer une plainte concernant la gestion de ses renseignements personnels.

Toute demande doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels. L’Organisme répondra dans les délais prévus par la législation applicable.

16. Exactitude des renseignements

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim prend les moyens raisonnables afin que les renseignements personnels qu’il détient soient exacts, complets et à jour. Toute personne est invitée à informer l’Organisme de tout changement concernant ses renseignements personnels afin d’assurer l’exactitude des dossiers.

17. Formation et sensibilisation

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim reconnaît que la protection des renseignements personnels repose également sur les bonnes pratiques de son personnel, de ses bénévoles et de ses administrateurs. Selon les responsabilités exercées, les personnes concernées peuvent recevoir de l’information ou de la formation sur :

• leurs obligations en matière de confidentialité;

• les bonnes pratiques de protection des renseignements personnels;

• les mesures de sécurité à appliquer;

• les procédures à suivre en cas d’incident de confidentialité.

Cette sensibilisation contribue à maintenir un environnement respectueux de la vie privée des personnes desservies par l’Organisme.

18. Modification de la politique

Le Grenier Aux Trouvailles – Partage sans faim se réserve le droit de modifier la présente politique afin de tenir compte des changements législatifs ou de ses pratiques. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site Web.

Date d’entrée en vigueur : juillet 2026

Dernière mise à jour : juillet 2026